26.07.2021

Den ersten Ausbildungstag vorbereiten und gestalten

geschrieben von Alexandra Brnicanin

Der Ausbildungsstart 2022 naht. So gelingt er.

Ausbildungsstart – Gut vorbereitet? Check this

  • Ist ein Willkommensschreiben mit wichtigen Hinweisen für den ersten Tag verschickt worden (s.u.)?
  • Sind die Ausbildungsverträge unterschrieben und an die IHK verschickt (Online-Portal: https://bit.ly/Ausbildungsportal)?
  • Haben minderjährige Auszubildende die Erstuntersuchung gemäß Jugendarbeitsschutzgesetz vornehmen lassen? ACHTUNG: Ein Jugendlicher darf nur dann ausgebildet werden, wenn er innerhalb der letzten 14 Monate vor Beginn der Ausbildung ärztlich untersucht worden ist (https://bit.ly/Erstuntersuchung). Hierüber hat er dem Arbeitgeber eine Bescheinigung vorzulegen. Form und Inhalt dieser Bescheinigung sind nach § 6 Anlage 4 JArbSchG geregelt: https://bit.ly/AnlageErstuntersuchung.
  • Liegt die IHK-Eintragungsbestätigung vor (wird für den Nachweis des bestehenden Ausbildungsverhältnisses z. B. vom Berufskolleg und der Familienkasse eingefordert)?
  • Liegen Ausbildungsnachweise (Berichtshefte) vor? Der Berufsbildungsausschuss der IHK Mittleres Ruhrgebiet überlässt Unternehmen die Wahl zwischen einem täglich oder wöchentlich geführten Ausbildungsnachweis (s. Download). Das Führen eines elektronischen Ausbildungsnachweises ist über das Ausbildungsportal möglich. Erläutern Sie den Auszubildenden, wie der Arbeitsnachweis geführt werden soll und welchem Zweck er dient.
  • Mit Eintragung des Ausbildungsvertrages durch die iHK erhält der Auszubildende einen Account. Prüfen Sie bitte, ob Ihr Auszubildender Kenntnis davon hat. Denn seit dem Herbst 2020 wird das Ausbildungsverhältnis (auch Anmeldung zu den Prüfungen) über dieses Portal geregelt. Mehr Informationen hierzu: https://bit.ly/2020tibros. Im Downloadbereich finden Sie das Handbuch zum Ausbildungsportal.
  • Liegt die aktuelle Ausbildungsordnung vor und wurde ein betrieblicher Ausbildungsplan erstellt (Tipps hierzu im Downloadbereich: Ausbildungsplan: Planmäßig ausbilden)?
  • Wer informiert den Auszubildenden über das Unternehmen, die Räumlichkeiten, die Tagesstruktur (z. B. Beginn, Pause, Ende, Arbeitszeiterfassung) und die Vorgesetzten?
  • Ist eine Sicherheitsunterweisung (Arbeitsschutz, Unfallverhütung, Brandschutz, Sicherheitsvorschriften etc.) und Informationen zum Datenschutz zeitlich und personell eingeplant?
  • Sind Ihre Auszubildenden beim Berufskolleg (www.schueleranmeldung.de) und der Krankenkasse angemeldet? Eine Übersicht der zuständigen Berufskollegs finden Sie in den Dateien: Fachklassen, Landesfachklassen und Bezirksfachklassen im Downloadbereich. Wie die Berufsschulzeit auf die Ausbildungszeit angerechnet wird: https://bit.ly/FAQnetzn.
  • Steht ein Arbeitsplatz bereit? Ist der Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmaterialien vorbereitet oder sind diese leicht zugänglich? Sind die entsprechenden IT-Rechte beantragt? Sind Schlüssel für den Zugang zum Gebäude/Büro vorhanden?
  • Wer empfängt die neuen Auszubildenden? Haben Sie mit den Auszubildenden einen Treffpunkt vereinbart?
  • Ist ein Gespräch (Vorstellung) mit der Geschäftsführung, Mitarbeitern und anderen Auszubildenden vereinbart?
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Willkommen in verschiedenen Sprachen – Bild: PublicDomainPicture auf Pixabay

Der erste Ausbildungstag ist für die Auszubildenden ein prägendes Ereignis. Er bleibt den Auszubildenden nachhaltig in Erinnerung. Der Ausbildungsvertrag ist unterschrieben und die Auszubildenden haben den Schüler/Studenten-Status abgelegt. Jetzt geht es darum, auch beruflich voll durchzustarten. Für einen gelungenen Start haben wir Ihnen hier einige Tipps zusammengestellt. Die organisatorische Seite, wie sie oben beschrieben wurde, ist die einen Seite. Ein herzliches Willkommen bringt den menschlichen Faktor ins Spiel.

Ein herzliches Willkommen: Willkommensschreiben 

Damit die neuen Auszubildenden einen guten Übergang in den neuen Lebensabschnitt haben bietet es sich an, vor Ausbildungsstart ein Willkommensschreiben zu versenden. Mögliche Inhalte:

  • Beginn des ersten Ausbildungstages (Datum/Uhrzeit)
  • Treffpunkt
  • Kontaktdaten der empfangenden Person (gerne auch mit Foto)
  • Arbeitszeiten und Pause (Zeitraum/Dauer)
  • Arbeitskleidung/Dresscode
  • Pausengestaltung (geht man gerne auswärts essen? Selbstversorgung, Kantine, Mitarbeiterküche)
  • Anreise und ggf. Parken.


Willkommensmappe

Mit einer Willkommensmappe können Sie den neuen Auszubildenden den Start in den neuen Lebensabschnitt erleichtern und Ihre Wertschätzung ausdrücken. Mögliche Inhalte:

  • Geschichte des Unternehmens
  • Allgemeine Informationen zum Unternehmen (Standorte, Geschäftsfelder, Anzahl Mitarbeiter, Organisation)
  • Leitlinie/Philosophie
  • Ansprechpartner mit Kontaktdaten
  • (Kommunikations-)regeln im Unternehmen
  • Sozialleistungen/Bonusprogramme
  • Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.


Jederzeit Ausbildung starten

Gut zu wissen: Ausbildung kann zu jeder Zeit im Jahr starten. Der 01.08. hat sich bei vielen Personalern als Starttermin im Kopf festgesetzt. Aber Ausbildungsstart ist auch danach noch möglich. Sprechen Sie uns gerne an, wenn der passende Bewerber verspätet vor der Tür steht. Wir entwickeln mit Ihnen eine individuelle Lösung.